Achizițiile publice sunt o parte importantă din funcționarea instituțiilor de stat. Prin ele se cumpără produse, servicii sau lucrări necesare desfășurării activităților publice. Însă, procesul este complex, birocratic și supus unor reguli stricte. Din acest motiv, tot mai multe instituții și firme private apelează la servicii specializate de consultanță în achiziții publice.
Rolul acestor servicii este să simplifice tot procesul. Ajută la întocmirea documentației, la respectarea legislației, la estimarea corectă a valorilor și la depunerea ofertelor fără erori. Sunt utile nu doar pentru autoritățile contractante, ci și pentru companiile care doresc să participe la licitații.
Consultanții în achiziții publice cunosc în detaliu legislația și pot oferi suport pe tot parcursul unei proceduri. Indiferent că este vorba de o licitație deschisă, cerere de oferte sau procedură simplificată, un consultant bun te poate ajuta să economisești timp și bani. În plus, riscul de contestații scade semnificativ.
Serviciile de achiziții publice nu sunt utile doar în marile instituții. Sunt tot mai multe firme mici sau medii care vor să acceseze fonduri publice, iar fără un sprijin specializat riscă să piardă contracte importante. De aceea, consultanța nu mai este un moft, ci o necesitate reală.
Ce includ serviciile de consultanță în achiziții publice
Consultanța în achiziții publice este un serviciu complex, care acoperă tot procesul, de la planificare până la încheierea contractului. Iată ce pot include aceste servicii:
- Analiza legislației aplicabile
Consultanții urmăresc modificările din Legea 98/2016 și din legislația secundară. Astfel, se evită greșelile care ar putea duce la anularea unei proceduri.
- Planificarea achizițiilor
Se elaborează un plan de achiziții realist, cu termene clare, bugete estimate corect și tipuri de proceduri bine alese.
- Întocmirea documentației de atribuire
Aceasta este una dintre cele mai importante părți. Documentația trebuie să fie clară, completă și legală. Consultanții ajută la redactarea caietelor de sarcini, formularelor și fișei de date.
- Publicarea anunțurilor în SEAP (SICAP)
Fără o publicare corectă, procedura poate fi invalidată. Un consultant se asigură că toate informațiile sunt introduse exact.
- Asistență în perioada de clarificări și contestații
În această fază pot apărea întrebări din partea operatorilor economici. Răspunsurile trebuie formulate juridic corect și în timp util. La fel, consultanții oferă suport și în caz de contestații.
- Evaluarea ofertelor și întocmirea raportului de atribuire
Se respectă criteriile stabilite dinainte, iar consultanții pot asista autoritatea contractantă în selectarea ofertei câștigătoare.
- Consultanță post-atribuirii
Inclusiv semnarea contractului, executarea lui și raportarea ulterioară pot necesita sprijin specializat.
Această listă nu este limitativă. În funcție de nevoi, consultanța poate acoperi și alte aspecte, precum audituri interne sau training pentru angajați.
Cine are nevoie de servicii de achiziții publice
Mulți cred că doar instituțiile publice pot apela la servicii de consultanță în achiziții. În realitate, există două mari categorii de beneficiari:
Autorități contractante (instituții publice, primării, consilii județene)
Acestea sunt responsabile de inițierea procedurilor și de gestionarea bugetului public. Serviciile de consultanță le ajută să:
- respecte legislația fără riscuri de anulare;
- organizeze proceduri transparente și eficiente;
- evite contestațiile și blocajele administrative;
- scurteze timpul de atribuire și de semnare a contractelor.
Operatorii economici (firme private care vor să participe la licitații)
Pentru aceștia, consultanța este importantă mai ales dacă nu au experiență în domeniu. Un consultant bun îi poate sprijini să:
- înțeleagă cerințele din caietul de sarcini;
- redacteze corect oferta tehnică și financiară;
- completeze toate formularele necesare;
- evite erorile care pot duce la respingerea ofertei.
Multe firme pierd oportunități din lipsă de experiență în acest domeniu. Tocmai de aceea, tot mai mulți antreprenori aleg să colaboreze cu experți în achiziții publice.
Avantajele colaborării cu un consultant specializat
Un consultant în achiziții publice aduce nu doar expertiză, ci și o viziune clară asupra pieței. Colaborarea cu un specialist în domeniu oferă:
- Economie de timp și resurse: fără ore pierdute în analizarea legilor sau în completarea documentelor.
- Creșterea șanselor de atribuire: documentația este completă, bine redactată, fără riscuri de descalificare.
- Reducerea riscului de contestații sau anulări: totul este făcut conform legii, iar eventualele greșeli sunt prevenite din timp.
- Acces la know-how actualizat: consultanții sunt mereu la curent cu schimbările legislative și cu bunele practici din domeniu.
- Sprijin permanent pe parcursul întregii proceduri: de la prima idee de achiziție, până la semnarea contractului și chiar după.
Pentru firmele mici și mijlocii care vor să intre pe piața contractelor publice, aceste servicii pot face diferența dintre succes și eșec.
Când este momentul potrivit să apelezi la consultanță
Momentul perfect pentru a apela la consultanță în achiziții publice este înainte de începerea unei proceduri. Cu cât implici mai devreme un consultant, cu atât mai bine.
Dacă ești instituție publică, el te va ajuta să planifici totul corect de la început. Dacă ești firmă privată, vei înțelege mai bine ce documente ai nevoie și ce șanse ai de câștig.
Consultanța este utilă și în următoarele situații:
- ai pierdut mai multe licitații și vrei să afli de ce;
- ai fost descalificat pentru o greșeală minoră;
- ai câștigat licitația, dar apar probleme la semnarea contractului;
- ai nevoie de training pentru angajații din compartimentul achiziții.
Serviciile de achiziții publice pot părea complicate, dar cu ajutorul consultanței potrivite devin mult mai clare și accesibile. Fie că ești instituție publică sau firmă privată, sprijinul unui specialist îți poate aduce eficiență, siguranță și rezultate concrete. Nu este doar o soluție comodă, ci o investiție inteligentă pe termen lung.